I. ĐỀ CỬ THAM DỰ CHƯƠNG TRÌNH APO
Cán bộ được đề cử tham dự chương trình APO cần đọc kỹ bản Project Notification để có các thông tin cần thiết về chương trình tham dự và khai Biodata_Form (download bên dưới). Lưu ý hoàn thiện Biodata_Form và gửi sớm cho VPC để có thể gửi đề cử sang APO trước thời hạn quy định.
Khi được chấp nhận, APO sẽ gửi Thư chấp nhận (Letter of Acceptance) và các tài liệu hướng dẫn người tham dự về lịch trình và cách đi lại v.v…
Ghi chú:
- Các trường hợp gửi Biodata_Form sau thời hạn đề cử quy định trong Project Notification sẽ không được APO xem xét lựa chọn tham dự.
- Mọi trường hợp đề cử đến APO phải được gửi từ VPC.
- Sau khi được chấp nhận, APO có thể gửi trực tiếp cho đại biểu tham dự một số thông tin và tài liệu. Các tài liệu còn lại được gửi thông qua VPC.
Download mẫu Biodata_Form
II. CÁC THỦ TỤC CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THAM DỰ
1. Hộ chiếu, visa:
Thủ tục hộ chiếu và visa do các đại biểu tham dự chịu trách nhiệm tiến hành, các yêu cầu về giấy tờ cần thiết để xin cấp hộ chiếu (Trong trường hợp chưa có hộ chiếu ) và visa bao gồm:
Hộ chiếu: Bản quyết định gốc của cơ quan chủ quản, tờ khai xin cấp hộ chiếu, 04 ảnh (4x6) trên phông nền trắng (trong đó 01 ảnh dán tờ khai phải được đóng dấu giáp lai) thư mời photo (Nếu xin cấp hộ chiếu công vụ )
Visa: Thủ tục xin visa sẽ do Quý đại biểu tự túc nộp hồ sơ xin visa tại đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự của nước sẽ đến tại Hà Nội/Thành phố Hồ Chí Minh. Hồ sơ xin visa gồm: Hộ chiếu, tờ khai xin cấp visa, ảnh 4x6, thư mời bản gốc từ APO, công hàm của Bộ ngoại giao (nếu là hộ chiếu công vụ) và thư bảo lãnh từ phía bạn: Ấn độ, Iran và Nhật Bản – Riêng đối với trường hợp đi Nhật Bản thì toàn bộ thư bảo lãnh bằng tiếng Nhật sẽ do APO chuyển đến Bộ Ngoại giao Nhật và Bộ Ngoại giao Nhật sẽ gửi trực tiếp về Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội) .
Các trường hợp được miễn visa: Campuchia, Indonesia, Laos, Malaysia, Philippines, Singapore, ThaiLand, Indonesia
Ngoài các trường hợp được miễn visa ở trên, đối với Công dân Việt nam mang hộ chiếu công vụ còn được miễn visa đi: Bangladesh, Ấn Độ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mông Cổ, Sri Lanka, Pakistan.
Đối với Quý đại biểu đi FiJi, Nepal (do không có Đại sứ quán hay Tổng lãnh sự quán tại Viêt nam), các đại biểu sẽ xin visa nhập cảnh tại sân bay nước đến theo hướng dẫn của Ban Tổ chức.
Quý Đại biểu có thể tham khảo các thông tin trên trang web của Bộ Ngoại giao: http://www.mofa.gov.vn/ (mục Công tác lãnh sự) để được cập nhật về các quốc gia Việt Nam đã ký kết hiệp định miễn thị thực.
2. Hoàn thành các giấy tờ cần thiết để gửi APO
-
Khai đầy đủ thông tin vào bản Visa Application Form và gửi đến VPC, APO và nước đến theo thời gian qui định (trong trường hợp có yêu cầu);
-
Báo cáo phát biểu tại Hội thảo/Hội nghị ….. gửi đến VPC, APO và nước đến theo thời gian qui định.
3. Vé máy bay:
Vé máy bay khứ hồi sẽ do phòng vé đại diện APO tại Việt Nam đặt theo thời gian của chương trình. Trường hợp đại biểu tham dự có yêu cầu khác cần liên hệ với VPC.
4. Bảo hiểm du lịch: Theo qui định của APO và Ban Tổ chức thì tất cả các thành viên tham dự chương trình của APO bắt buộc phải mua bảo hiểm trong thời gian diễn ra tại nước ngoài, phí mua bảo hiểm do người đi hoặc cơ quan chủ quản cử người đi tự chịu. Nếu không mua bảo hiểm, chịu toàn bộ chi phí phát sinh do ốm đau, chữa bệnh tại nước ngoài sẽ do quý đại biểu tự chịu. (Đối với những chương trình tổ chức tại Nhật Bản thì phía APO sẽ đứng ra mua bảo hiểm giúp các đại biểu và phí mua bảo hiểm sẽ được trừ vào tiền tiêu vặt của đại biểu)
5. Các giấy tờ cần thiết mang theo khi lên đường
a) Hộ chiếu
b) Vé máy bay
c) Thư chấp nhận của APO
d) Thông tin xin visa vào nước sở tại (Nếu nhận visa nhập cảnh tại sân bay nước đến )
e) Báo cáo phát biểu, đĩa mềm (Nếu chưa gửi đến Ban tổ chức /APO theo thời hạn qui định )
g) Chứng nhận bảo hiểm du lịch
h) Bản Circular (Quý đại biểu lưu ý đọc kỹ phần hướng dẫn trong bản Circular do APO gửi để biết thêm các chi tiết cụ thể về sân bay, phương tiện đi lại tới khách sạn, địa chỉ khách sạn, thời tiết, trang phục,… )
III. MỘT SỐ HƯỚNG DẪN TRONG THỜI GIAN THAM DỰ CHƯƠNG TRÌNH TẠI NƯỚC NGOÀI
-
Nên đổi tiền từ đồng đô la Mỹ sang tiền của nước chủ nhà tại Viêt nam (nếu có) hoặc tại sân bay khi đến để có thể chi trả phương tiện đi lại trong thời gian đầu. Quý đại biểu sẽ được phát tiền tiêu vặt trong thời gian hội thảo/khoá đào tạo ngay ngày đầu tiên (sau khi làm thủ tục đăng ký đại biểu )
-
Theo quy định của APO, Quý đại biểu phải tham dự đầy đủ chương trình và có mặt trong suốt thời gian Hội thảo/Khoá đào tạo…. .
-
3. Cần xác định lại vé máy bay trong thời gian trước 72 giờ trước thời gian bay về nước (có thể thông qua khách sạn hoặc Ban Tổ chức )
-
Khách sạn đã đươc đặt trong thời gian hội thảo/khoá đào tạo (bao gồm ăn sáng) sẽ do APO hoặc nước chủ nhà thanh toán. Khi đến Khách sạn, Quý đại biểu có thể liên hệ với quầy ‘information’để có các hướng dẫn đi lại, bản đồ, cửa hàng, nơi ăn tối, v..v.
IV. CÁC THỦ TỤC KHI VỀ NƯỚC
Quý đại biểu phải có trách nhiệm gửi báo cáo kết quả tham gia hội thảo/hội nghị ….và các tài liệu liên quan về Trung tâm Năng suất Việt Nam 07 ngày sau khi kết thúc chương trình tham dự (Phòng Hợp tác quốc tế). Báo cáo và các tài liệu liên quan sẽ được lưu trữ, bảo quản tại thư viện Trung tâm Năng suất Việt Nam và sử dụng chung cho hoạt động phát triển năng suất chất lượng ở Việt nam.
Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:
Bùi Thu Hoài/Nguyễn Thu Hiền
Trung tâm Năng suất Việt Nam
Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu giấy, Hà Nội
Tel: 04.37561501; Fax: 04.37561502; Email: vpc@fpt.vn
